Verbandscontroles en bestuurlijke informatieverzorging

Verbandscontroles en bestuurlijke informatieverzorging

Er worden drie soorten verbandscontroles onderscheiden:

  1. Een verband tussen twee of meer functioneel gescheiden stromen
  2. Een verband tussen toestand en gebeuren
  3. Een verband opgeofferde en verkregen waarden

1. Een verband tussen twee of meer functioneel gescheiden stromen

Op deze verbandscontrole is al ingegaan bij de pagina van de controletechnische functiescheiding. Dit betreft bijvoorbeeld de registratie van de inkoper, door het opboeken van de inkooprekening en de registratie van ontvangst door de magazijnmeester, door het opboeken van de voorraadrekening. Er is sprake van een tegengesteld belang, waardoor het matchen van de twee registraties de betrouwbaarheid toetst van beide registraties. Bij constatering van verschillen dient er een analyse plaats te vinden.

2. Een verband tussen toestand en gebeuren

Dit betreft de betaformule.

Beginstand - eindstand = toevoeging + afname

Rechts van het = teken, dit is de SOLL-positie.

Voorbeeld:

Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkopen (aantallen)

afgekort: BV + I - EV = V

Deze formule wordt ingevuld in aantallen. Dit werkt dus als volgt:

De beginvoorraad kun je op 1 januari tellen. De eindvoorraad kun je op 31 december tellen. De inkopen tussen 1 januari en 31 december blijken uit registratie in de organisatie (inkoopbestand, magazijnontvangst bestand, inkoopfacturen = three-way-match). Uit deze drie informatie bronnen volgt dus de SOLL-positie verkopen. Door de SOLL-positie te vergelijken met de IST-positie –> werkelijk verantwoorde verkopen in aantallen, kun je nagaan of de verantwoorden opbrengsten (in aantallen) volledig zijn.

De verkopen kunnen in de formule ook in euro's worden ingevuld, dan zal de "verkopen" (in de formule) aansluiten met de kostprijs omzet. 

Aantallen * inkoopprijs = kostprijs omzet

De volledigheid van de omzet kan vervolgens gecontroleerd worden door de brutomarges kritisch te controleren en analyseren. (bijvoorbeeld op artikelsoort)

Verstoringen: Verstoringen waarbij rekening gehouden dient te worden zijn: wijzigende verkoopprijzen, wijzigende inkoopprijzen, kortingen.

Betaformules:

Goederen:

Beginvoorraad + inkopen - eindvoorraad = verkopen (zie voorbeeld hierboven)

Crediteuren:

Eindsaldo + betalingen - beginsaldo = inkopen in aantallen * inkoopprijzen

Liquide middelen:

Beginsaldo + ontvangsten - eindsaldo = betalingen

Debiteuren:

Beginsaldo + verkopen in aantallen * verkoopprijs - eindsaldo = ontvangsten

De bovenstaande vier formules zijn relevant voor de geld- goederenbeweging

Verbandscontroles

3. Een verband tussen opgeofferde en verkregen waarden

Dit is een verband tussen prestatie en tegenprestatie.

Transacties met derden: Een ontvangst van goederen (in euro's) aansluiten met de betaling van deze crediteur (inkoopfactuur).

Interne transacties: Een registratie van 1) verbruik van grondstoffen aansluiten met het verbruik volgens 2) gereed product meldingen.

ad1) = Betaformule: BV + I - EV = verbruik grondstoffen

ad2) = Betaformule: werkelijke productie (aantallen) * normatief verbruik grondstoffen = verwacht grondstoffen verbruik

Het verschil "verbruik grondstoffen" en "verwacht grondstoffen verbruik" zal verder geanalyseerd kunnen worden.

 

Voorbeelden verbandscontroles en bestuurlijke informatieverzorging

 

Verbandscontrole inkoopproces

inkopen = toename voorraad = toename crediteuren

afname crediteuren = afname liquide middelen

NB: Bij voorraadadministratie tegen vaste verrekenprijzen (VVP)  wordt de verbandscontrole: inkopen +- prijsverschillen = toename voorraad

 

Verbandscontrole verkoopproces

Uitgeleverde goederen * VVP  = afname voorraad  = kostprijs omzet

Uitgeleverde goederen * verkoopprijs = gefactureerde order = omzet = toename debiteuren

Afname debiteuren = toename liquide middelen

Omzet - kortingen = toename debiteuren

 

Verbandscontrole productieproces

Verbruikte grondstoffen (productierapportage) = afname voorraad grondstoffen (magazijnregistratie)

Werkelijk geproduceerd aantallen (productierapportage = toename voorraad gereed productie (magazijnregistratie)

Shoptime = Jobtime + indirecte uren (shoptime = aanwezige uren, jobtime = bestede directe uren)

Paytime = shoptime + geoorloofd afwezig (paytime = uitbetaalde uren volgens de salarisadministratie)

 

Verbandscontrole dienstverlening (specifieke ruimte)

Beginstand beschikbare capaciteit + investeringen + capaciteit uitbreidingen huur of lease - desinvesteringen = eindstand beschikbare capaciteit

Beschikbare capaciteit volgens vaste activa administratie = beschikbare capaciteit volgens reserveringenbestand

Bezetting * tarief per eenheid per periode = gefactureerde omzet = verantwoorde opbrengst = toename debiteuren

 

 

Keywords: Verbandscontroles en bestuurlijke informatieverzorging