Handelsbedrijven

Typologie Handelsbedrijven

Typologie handelsbedrijven
De handelsbedrijven beschrijft Starreveld als:
Huishoudingen die voor de markt produceren, met een doorstroming van eigen goederen zonder een technisch omzettingsproces.

Bovenstaand tref je een beschrijving aan zoals bij een procedurebeschrijving kunt opnemen. Het omvat in feite drie componenten.

a) wel of niet "produceren" voor de markt (bestaat er een rationeel verband tussen de waarden van de opgeofferde en verkregen zaken):

b) Wel of niet de doorstroom van eigen goederen;

c) Vindt er wel of geen technisch omzettingsproces plaats.

Eventueel kan de procedurebeschrijving aanvangen met een zin bij de handelsbedrijven:

De interne controle op de volledige verantwoording op de opbrengsten vindt plaats door middel van de geld- en goederenbeweging.

Bij de typologie handelsbedrijven wordt onderscheid gemaakt tussen:

Handelsbedrijven die hoofdzakelijk op rekening leveren.
Handelsbedrijven die hoofdzakelijk tegen contante betaling leveren.

Waardekringloop handelsbedrijven

De belangrijkste bedrijfsprocessen bij een handelsbedrijf zijn de inkoop, voorraad en verkopen. Schematisch zien deze processen vanuit de waardekringloop er als volgt uit:

typologie handelsbedrijven

Overige processen binnen een handelsbedrijf is de geldbeweging die bestaat uit vorderingen, schulden en geldmiddelen. Daarnaast zijn processen als personeel en duurzame productiemiddelen relevant binnen de handel.

Zoals reeds beschreven kun je handelsonderneming uitsplitsen.

Handelsbedrijven die hoofdzakelijk op rekening leveren.

Deze handelsbedrijven leveren onderling goederen maar kunnen ook aan particulieren leveren. De laatste 10 jaar is de opkomst van de internetwinkels enorm toegenomen. Grossiers, importeurs of postorderbedrijven zijn hier voorbeelden van.

Handelsbedrijven die hoofdzakelijk tegen contante betaling leveren.

Voorbeelden van handelsbedrijven die op rekening leveren zijn warenhuizen, supermarkten of speelgoedwinkels.

De verdeling van de handelsbedrijven is binnen het typologiemodel Starreveld relevant, vanwege de verschillende beheersmaatregelen. Onderscheid om de volledigheid van de opbrengstenverantwoording vast te stellen is noodzakelijk.

Randvoorwaarden handelsbedrijven

De randvoorwaarden van een handelsbedrijf zijn de aspecten die aanwezig dienen te zijn om de betrouwbaarheid van informatieverwerking binnen het bedrijf te kunnen waarborgen. Indien het onderdeel controle technische functiescheiding ontbreekt, of er is sprake van "functievermenging" kan bijvoorbeeld geen zekerheid verkregen worden dat de opbrengsten volledig zijn verantwoord. Binnen een bedrijf blijven er dan bepaalde risico's (zoals het risico op een onvolledige opbrengsten verantwoording) bestaan.

De randvoorwaarden worden altijd in dezelfde volgorde in een procesbeschrijving opgenomen.

Controletechnische functiescheiding;
Begroting;
Automatisering;
Richtlijnen van de directie;
Controle en analyses door de administratie.

Controle technische functiescheiding

Wil je weten wat controle technische functiescheiding is lees dit artikel: Functiescheiding

De gewenste functiescheidingen die aangebracht dienen te worden:

Inkoop en verkoop = beschikkend
Ontvangst van goederen = uitvoerend
Magazijnopslag = bewarend
Verzenden goederen = uitvoerend
Administratie = registerend

Om de volledigheid van de opbrengsten te kunnen waarborgen is er functiescheiding tussen inkoop en verkoop noodzakelijk. Daarnaast is de bewaarfunctie en commerciële functie bij voorkeur gesplitst over twee functionarissen. In de praktijk is functiescheiding niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld vanwege de omvang van een organisatie of andere praktische redenen.

Begroting

Een belangrijk element binnen de handelsbedrijven is de verkoopverwachting en de hierop gebaseerde inkoopbegroting.

De verkoopbegroting wordt opgesteld op basis van de volgende gegevens: Verwachte omzet per artikel(groep), impact seizoenspatroon, verkoopcijfers voorgaande jaren (periodes).

Vanuit de verkoopbegroting en de inkoopbegroting, rekening houdend met de inkoopmarkt wordt de voorraadbegroting opgesteld. Vanuit de verkoop-, inkoop- en voorraadbegroting worden de inkoopprijzen geschat. Daarnaast de een schatting voor de verkoopkosten en algemene kosten. Er wordt een schatting gemaakt of de activiteiten winstgevend zijn. Is er voldoende kostendekking en winstmarge?

Ook zal nagegaan worden op welke wijze gefinancierd gaat worden.

Als er voldoende kostendekking en winstmarge beschikbaar zal zijn (begroot), worden de inkoopprijzen bepaald. Dit zijn de normen voor de inkoopafdeling en worden opgenomen in een taakstellend inkoopbudget. Bij de bekende inkoopprijzen dienen de verkoopprijzen afgeleid te worden. Er dient te worden bepaald of de verkoopprijzen reëel zijn. Ter voorkoming van te hoge inkopen als gevolg door tegenvallende verkopen, wordt vaak een deel van het inkoopbudget geblokkeerd. Bij realiseren van verkoopdoelstellingen kunnen de inkoopbudgetten worden benut.

Richtlijnen van de directie

De directie stelt richtlijnen ten aanzien van inkopen, voorraadhoogte en verkopen.

De inkoopafdeling heeft richtlijnen brutowinstmarges
De inkoopafdeling heeft richtlijnen deblokkering van inkoopbudgetten
De inkoop- of verkoopafdeling heeft richtlijnen inzake maximale voorraadniveaus en verwerking incourante voorraad
De verkoopafdeling heeft richtlijnen met betrekking tot het wijzigen van verkoopprijzen, kortingen en acties.

Controles en analyses door de administratie

Deze controle hangen samen met de subtypen van het handelsbedrijf. Er wordt onderscheid gemaakt tussen handelsbedrijven die hoofdzakelijk op rekening leveren en handelsbedrijven die hoofdzakelijk tegen contante betaling leveren.

Inkoopfunctie binnen de handel

Een handelsbedrijf kent een nauwe relatie tussen de in- en verkopen. Een afstemming tussen inkoop en verkoop is van essentieel belang. Een informatievoorziening ten aanzien van de omzetstatistieken zijn gewenst, waarbij een onderverdeling gemaakt kan worden naar:

Artikelen
Aantallen
Prijzen
Afzetkanaal
Locatie
Periode

De relatie tussen in- en verkoop wordt ook duidelijk uit het feit dat relevante productinformatie door de inkoper aan de verkoper wordt verstrekt. Hoewel het wellicht anders doet vermoeden heeft de inkoper een verantwoordelijkheid ten aanzien van de verkoopresultaten. De inkoper kan zowel het assortiment als verkoopprijzen "bepalen" in het assortimentsplan, waardoor een optimaal verkoopresultaat gerealiseerd kan worden. Een inkoper kan verantwoordelijk gesteld worden voor het verkoopresultaat, waarbij opgemerkt moet worden dat de verkoper met name een rol vervult ten aanzien van presentatie, kortingen, service, pr activiteiten en andere commerciële taken. De beperkt invloed van een verkoper op het verkoopresultaat biedt geen ruimte voor een inkoper om tegenvallende verkoopresultaten op de verkoper af te schuiven.

Voorraadfunctie binnen de handel

Belangrijke informatie binnen de handel is op artikelniveau en aggregaties daarvan. Een aggregatie is een samenvoeging van artikelen binnen bijvoorbeeld een artikelgroep. Door de voorraadfunctie kan een controletotaal gelegd worden tussen de inkoop en de verkoop.

De voorraadadministratie kent vaste, semi-vaste en variabele gegevens.

Vaste gegevens	Semi-vaste gegevens	Variabele gegevens
Artikelnummer	Inkoopprijs	Verkochte aantallen
Artikelnaam	Inkoopbedrag	Omzet
Leverancier	Verkoopprijs	Brutomarge (bij goederen ontvangst)
	Herwaarderingsbedrag	Gerealiseerde brutomarge
		Aantallen in bestelling
		Aantallen in voorraad
		Aantallen te leveren
		Beschikbare voorraad
		Minimum voorraad

Bij natuurproducten is er vaak sprake van een partijadministratie.

Verkoopfunctie binnen de handel

De registratie van de verkopen per artikelsoort is binnen de handel gebruikelijk. Bij verkoop van natuurproducten kan het zinvol zijn om per partij de administratie te voeren. Indien een bedrijf kostbare artikelen verkoop (bijvoorbeeld de autohandel) kan er een registratie per exemplaar de voorkeur hebben, ook ten behoeve van registratie van garanties en/of onderhoudsverplichtingen.

De verkoopregistratie hangt samen met de voorraadadministratie en kan vanuit de geautomatiseerde informatiesystemen voorzien in de volgende informatie:

Omzet en resultaat per artikelgroep / per afzetkanaal / per inkoper / per verkoper / per regio;
Omzet per afnemer (en per artikelgroep);
Verkochte aantallen naar kleur / omvang / prijs / groep;
Verstrekte kortingen per artikel en per afnemer;
Gemiddeld bedrag per transactie;
Provisie per artikel(groep) en/of verkoper.

Dit bovenstaande lijstje is niet per definitie volledig, waardoor een handelsbedrijf in de praktijk een omvangrijkere informatiebehoefte kan hebben. Van belang is dat nu inzichtelijk is dat deze informatie mede met behulp van de ingevoerde gegevens vanuit de voorraadfunctie tot stand komt.

Oefenvragen BIV

Toets je kennis en maak de oefenvragen BIV.

Lees meer over de twee soorten handelsbedrijven:

Keywords: Handelsbedrijven, handelsbedrijf, administratieve organisatie, handelsonderneming.

Jaarrekening