Controle technische functiescheiding
Binnen een organisatie vindt arbeidverdeling plaats. Uitzondering hierop is de eenmanszaak (zonder personeel), waar de eigenaar alle werkzaamheden zelfstandig uitvoert.
Arbeidsverdeling is het bundelen va taken die ongeveer dezelfde bekwaamheden vereisen, denk bijvoorbeeld aan alle taken voor de inkoop.
Afhankelijk van de omvang van de organisatie worden de taken in functies of functiegroepen samengebracht. Het samenbrengen van taken komt tot stand op basis van economische, organisatorische of sociale overwegingen.
Eén van de doelen van het verdelen van taken in functies, is het waarborgen van de betrouwbaarheid van de interne beheersing (AO/IB). Voldoende controletechnische functiescheiding is een randvoorwaarden voor een betrouwbare AO/IB.
Of er verdere verdeling van taken noodzakelijk is binnen een organisatie, waarbij het controlebelang wordt afgewogen, hangt af of de kosten opwegen tegen de baten. Indien het controleaspect bij de functiescheiding benadrukt wordt, spreekt men van controle technische functiescheiding. In veel gevallen is het controleaspect niet de reden dat de taakverdeling heeft plaatsgevonden, dit betreft dan de specialisatie van taken, waardoor efficiënter en effectiever gewerkt kan worden. Binnen de kleinere bedrijven is het toepassen van verder arbeidsverdeling vaak beperkt. De eigenaar van een klein bedrijf zal vaak nauw betrokken zijn bij de dagelijkse werkzaamheden, waardoor de noodzaak tot verdere controlemaatregelen, beperkt blijft. De eigenaar kan immers controle uitvoeren door bepaalde taken zelf uit te voeren of door oogtoezicht.
Het belang van controle technische functiescheiding
Ondanks de nauwe betrokkenheid van een eigenaar op de werkvloer, dan is het hanteren van voldoende controle technische functiescheiding van groot belang. Door voldoende arbeidsverdeling worden de bevoegdheden dusdanig verdeeld, dat er beperkingen worden aangebracht. Dit heeft de volgende redenen:
- Binnen een proces heeft een functionaris slechts een beperkt aantal schakels die hij kan beïnvloeden. Dit heeft als toegevoegde waarde, dat de volgende functionaris geen transactie kan uitvoeren zonder dat er een registratie heeft plaatsgevonden.
- De bewarende functie en beschikkende functie zijn van elkaar gescheiden.
- Functionarissen die verantwoordelijk zijn voor goede resultaten binnen een bepaald proces, hebben niet de bewarende functie over kostbare goederen. Bij goedkopere goederen heeft het geen bezwaar als de verantwoordelijke functionaris deze goederen kan beheersen. Zo kan het efficiënter zijn dat een hoofd productie de grijpvoorraad beschikbaar kan stellen aan de productiemedewerkers.
- Er worden tegengestelde belang gecreëerd. Op deze manier hebben twee functionarissen rapportage “plicht”, waarbij de één zo hoog mogelijk wil verantwoorden en de ander zo laag mogelijk. Verschillen zouden hierdoor nader geanalyseerd moeten worden.
- Onder punt 2 en 3 genoemd, is de functionaris niet betrokken bij de registratie van gegevens die noodzakelijk zijn bij controle aspecten.
- De administratieve functie die tevens een bewaren karakter heeft, wordt gecontroleerd door een andere functionaris.
Waardekringloop en functiescheidingen
Het heeft de voorkeur om per fase van de waardekringloop een andere functionaris de taken te laten uit te voeren. In het plaatje hieronder is met de zwarte dikke lijn aangegeven wat de voorkeur heeft om controle technische functiescheidingen te laten plaatsvinden. In de praktijk zal afhankelijk van de omvang van de organisatie het mogelijk zijn om per fase een andere functionaris in te zetten. Echter zal bij kleinere organisatie één functionaris bij twee of meerdere fases betrokken worden. Als er een duidelijke functiescheiding aanwezig is tussen twee fases, dan kan er controle plaatsvinden middels verbandscontroles. Dit betekent dat de relatie wordt gelegd tussen twee fases. Bijvoorbeeld: De inkoper heeft 10 artikelen ingekocht = opboeking inkoopbestand. De magazijnmeester ontvangt de goederen = opboeking voorraadbestand. De verbandscontrole: opboeking inkoopbestand = opboeking voorraadbestand, kan nu gelegd worden. Bij verschillen kan er actie ondernomen worden, door de inkoper of de magazijnmeester.
functiescheiding Starreveld
Verschillende functies
Controle technische functiescheiding kan verdeeld worden naar de volgende functies.
- Beschikken
- Uitvoeren
- Bewaren
- Registreren
- Controleren
Ongewenste combinaties
Er zijn verschillende ongewenste combinaties mogelijk binnen de arbeidsverdeling.
Kassiersfunctie
Een absoluut ongewenste combinaties is die van de functionaris met een beschikkende functie en een kassier functie. Dit betekent dat de beschikkende functie zowel het geld kan beheren als kan muteren in de primaire registraties (boekhouder functie). Tevens is het ongewenst dat er een ondergeschikte is die de kassier functie uitoefent. Door teveel hiërarchische druk, bestaat de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de kassier functie door de beschikkende functie. Dit probleem kan zich ook voordoen bij een boekhoudkundige functie en een magazijnmeester.
Een oplossing kan zijn, dat er instructies worden opgesteld vanuit de directie, die de kassier of magazijnmeester dient uit te voeren. Hierdoor wordt (een deel) van de druk weggenomen die de beschikkende functie kan uitoefenen. Van belang bij de instructie is dat er een duidelijk persoonlijke verantwoordelijkheid wordt benadrukt door de directie, om het doorbreken van de instructie door een hogere functionaris wordt bemoeilijkt.
Scheiden van controleren en registreren functie
Het kan van belang zijn om de registreren en controlerende functies van elkaar te scheiden, indien de volgende situaties zich voordoen:
- De registreren functie heeft een “vorm” van een bewarende functie, dat wil zeggen dat er rechten of vorderingen worden geregistreerd van een derden.
- De registrerende functionaris heeft een bepaalde belang bij de uitkomst van datgene wat geregistreerd wordt.
- Er wordt een oordeel van een externe onafhankelijke deskundige gevraagd om de juistheid van de cijfers te controleren.
Inkoop en verkoop
Indien er geen bewarende functie tussen inkoop en verkoop van toepassing is, dient de in- en verkoopfunctie niet door één functionaris uitgevoerd te worden. De invloed op de marges zal in dit geval te groot worden.