Wat is een contractenregister?

Binnen een organisatie werken er vaak veel medewerkers. Als alle medewerkers zelf zouden beslissen over het aangaan van verplichtingen of andere omvangrijke transacties zou het een chaos worden. Om dit te voorkomen is het aangaan van verbintenissen met derden daarom alleen bij functionarissen met een beschikkende functie (Lees ook: functiescheidingen). Dit betreft uitsluitend de functie met een externe beschikkende functie. De interne beschikkende functie is niet relevant voor het contractenregister.

Wat is een contractenregister?

Niet alleen is een contractenregister relevant voor het voorkomen van "chaos" binnen een organisatie. Ook is het van belang dat op elk moment bij een organisatie bekend moet zijn aan welke verplichtingen zij verbonden zijn. Dit om bijvoorbeeld beslissingen te kunnen nemen omtrent het aangaan van nieuwe verplichtingen door de extern beschikkende functionarissen. Het contractenregister (ook wel creatieregister genoemd) moet daarom ook up-to-date blijven en de informatie moet tijdig verwerkt worden in het register. Dit betekent dat er een procedure moet zijn, die erin voorziet dat een aangegane verplichting (na tekenen van een overeenkomst), nagenoeg direct wordt verwerkt in het contractenregister.

Volledigheid van het contractenregister

Niet alleen de juistheid van het register is relevant maar ook de volledigheid (lees ook: volledigheid van de opbrengstenverantwoording). Niet alleen de procedures kunnen erin voorzien dat er tijdige en volledige registratie verricht worden. Er zullen andere werkzaamheden verricht kunnen worden om de volledigheid vast te stellen. Denk bijvoorbeeld aan een reclame opbrengsten bij de Olympische Spelen in Rio, door middel van waarneming ter plaatse kan bijvoorbeeld vastgesteld worden waar de reclame borden hangen. De uitzendrechten van de televisie kan eveneens vastgesteld worden, door middel van waarneming ter plaats. Dit door vast te stellen waar er cameraploegen zijn. Mogelijk kan er een verband gelegd worden tussen ingehuurde of eigen medewerkers die aan het filmen zijn. Bijvoorbeeld 10 ingehuurde camera ploegen = 10 contracten uitzendrechten (simpel gezegd).