Bestuurlijke-informatievoorziening

Om te begrijpen wat bestuurlijke informatieverzorgingssystemen inhouden, worden eerst de termen afzonderlijk van elkaar beschreven. Zo ontstaat een duidelijke beschrijving van het begrip.

Informatie

De termen informatie en gegevens worden in de praktijk wel eens door elkaar gehaald. Gegevens hebben in feite geen betekenis, omdat er niet per definitie een waarde is voor iemand. Er is pas sprake van informatie voor iemand (ontvanger), als het nieuw en relevant is. Met andere woorden, de ontvanger veranderd iets in zijn bewustzijn en kennisbeeld.

Informatie wordt bewaard door dit om te zetten in symbolen, dit worden daarom gegevens. Deze gegevens kunnen bewaard worden met technische apparaten.

Bestuurlijke

De term besturen kan worden beschreven als "doen functioneren". Het bestuurlijke heeft betrekking op het doen functioneren van organisaties, ook wel als huishouding te beschrijven. In feite kan je de stelling nemen dat het niet nodig is om bestuurlijke te zetten voor het begrip informatieverzorgingssystemen. De toegevoegde waarde van het begrip bestuurlijke is dat dit kernachtig beschrijft wat het nut is van een informatieverzorgingssysteem.

Huishouding is een samenwerkingsverband van mensen, procedures en middelen om bepaalde gemeenschappelijke doelen te realiseren.

Besturen van een huishouding houdt in dat er beslissingen genomen worden met betrekking tot de doelstellingen, middelen, mensen, procedures binnen een huishouding. Relevant hierbij is het bepalen wie welke handelingen gaat verrichten binnen de organisatie (arbeidsverdeling = taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden).

Informatieverzorging

Het begrip informatieverzorging kan kort samengevat worden als het verstrekken van relevante informatie nadat de hiervoor bestemde basisgegevens zijn verzameld.

De basisgegevens kunnen zowel intern als extern worden verkregen.

Intern: Directe gegevens vanuit de processen waarbij nog geen bewerkingen (bijv. productiegegevens) hebben plaatsgevonden of vanuit derden verkregen (bijv. inkoopfacturen)

Extern: Informatie verkregen vanuit externe bronnen (bijv. CBS), deze informatie wordt met name gebruikt door de directie van een organisatie (hoogste leiding).

De informatieverzorging vindt met name structureel plaats op basis van vaste procedures en een bepaalde systematiek. Er kan echter ook sprake zijn van incidentele informatieverzorging.

Definitie bestuurlijke-informatievoorziening

Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (keuze uit alternatieven), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Systeem

Het begrip systeem wordt in het woordenboek met de volgende definities beschreven.

Stelsel, geordend geheel, compleet, geschikt volgens een ordenend beginsel
Stelsel van verwijzingen en handelingen
Samenhangend geheel van gelijksoortige eenheden
bestaand maatschappelijk bestel

De definitie van een systeem is het meest toepasbaar met betrekking tot de bestuurlijke informatieverzorgingssystemen. Echter ontbreekt het in deze definitie aan de relatie tussen eenheden.

Een systeem is een verzameling van samenhangende eenheden die door middel van procedures en interacties een georganiseerd geheel vormen.

Relevante termen in relatie tot systemen

Subsystemen: Een systeem bevat vaak meerdere subsystemen, die bijdragen aan het verzamelen van samenhangende eenheden. Denk hierbij aan verschillende subsystemen voor: inkoop, verkoop of magazijnbeheer.

Statische of dynamische systemen: Bij een statisch systeem zijn de relaties tussen de eenheden en de structuur aan geen verandering onderhevig. Bij een dynamisch systeem wordt de invoer getransformeerd tot uitvoer, dit betekent dat de ingevoerde gegevens worden omgezet naar de te verstrekken informatie.

Gesloten en open systemen: Een gesloten systeem heeft geen koppeling met de omgeving en kan daarom ook niet beïnvloed worden door externe invloeden. Een open systeem is wel onderhevig aan de omgevingskrachten. Indien er relevante veranderingen zijn in de omgeving zal het open systeem een reactie geven. De structuur of relatie tussen de eenheden zullen wijzigen.

Deterministisch of probabilistische systemen: Bij een deterministisch systeem zijn de uitkomsten volledig voorspelbaar er is sprake van een eenvoudig systeem. Bij een probabilistisch systeem zijn onbekende en niet-beheerste factoren tevens relevant voor de uikomsten (toeval). Dit systeem zal een waarschijnlijkheidsoordeel als uitkomst geven.

Een huishouding moet worden beschreven als een complex, dynamisch en open systeem. Een huishouding staat bloot aan interne en externe krachten, waarbij de leiding van de huishouding uit alternatieven moet kiezen om bepaalde doelen te behalen.

Kwaliteit van informatie

Een informatieverzorgingssysteem moet zo goed mogelijk moeten functioneren waar dit voor bedoeld is. Aangezien een informatieverzorgingssysteem mede afhankelijk is van economisch omstandigheden, kan het niet (altijd) optimaal functioneren. Daarom is de term kwaliteit van belang.

Een definitie van kwaliteit is: het geheel van eigenschappen van een object, waarbij een object een ding, activiteit, persoon of concept kan zijn. (bron: Wikipedia)

Hier voegen wij aan toe dat de informatieverzorging gericht is op een dienst of product.

Er zijn verschillende "objecten" waarover een kwalitatief oordeel geveld kan worden.

De verstrekte informatie
Het informatieverzorgingsproces
Het ontwerp- en ontwikkelproces
Wijze van beheer en onderhoud

Informatiebehoeften

De bestuurlijke informatieverzorgingssystemen dienen te worden ingericht op de informatiebehoeften van functionarissen of groepen van functionarissen, deze vloeien voort uit hun toegewezen taken. Aangezien de informatieverzorgingssystemen open en dynamisch zijn, dient rekening te worden gehouden met toekomstige wijzigingen in de informatiebehoeften. Het systeem dient derhalve binnen een bepaalde bandbreedte te worden aangepast.

De informatiebehoeften van een functionaris bestaat uit:

Informatie gericht op het nemen van beslissingen waarbij het doen van keuzes uit alternatieven mogelijk is (besturen-in-engere-zin).
De genomen beslissing kenbaar maken ten behoeve van het functioneren van de huishouding.
Het beheersen van de huishouding. Bijsturen bij geconstateerde afwijkingen (afwijking = werkelijkheid t.o.v. de norm).
Afleggen van verantwoording.

De informatiebehoeften zijn met name intern gericht. Er bestaan echter ook externe informatiebehoeften die derden willen ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan de jaarrekening (externe verslaggeving), die overigens ook wettelijk geregeld is, waardoor er een verplichting bestaat tot het opstellen en soms ook laten controleren van de jaarrekening door een extern accountant.

Starreveld

Besturen en controle

Zoals hiervoor als is beschreven, is besturen: Het doen functioneren van de huishouding. De "bestuurder" zal een afweging moeten maken tussen opgeofferde en verkregen waarden. Er zal over diverse zaken beslissingen genomen worden op basis van oordeelsvorming. Deze oordeelsvorming geschied zowel vooraf als achteraf.

Oordeelsvorming vooraf = Ex ante

Oordeelsvorming achteraf = Ex post

Ex ante is gericht op:

Oriëntatie van de marktbehoeften en/of doelstellingen
Oriëntatie van de aanwezig middelen (binnen de huishouding) en verkrijgbare middelen (intern of extern)
Oriëntatie van mogelijke procedures (werkwijzen)
Voorcalculaties (kosten baten analyse etc)
Normstellingen (schattingen of berekeningen)

Ex post is gericht op:

Verrichten van controle
Ervaringscijfers uitbreiden ten behoeve van de toekomstige beslissingen

Beslissingen

Een beslissing wordt genomen op basis van meetbare en onmeetbare criteria. Er wordt bij een beslissing in feite een afweging gemaakt tussen alternatieven. De belangrijkste beslissingen worden op hoger niveau in de huishouding genomen en kennen daarom ook vaker een afweging op basis van onmeetbare criteria. Op lagere niveaus binnen de huishouding worden vaker routine matige en meetbare afwegingen gemaakt.

Controle

Het begrip "controle" kent twee betekenissen. 1) toetsing 2) of control, wat beheersing betekent.

Binnen het besturingsproces gaat het om drie belangrijke elementen.

vormen van oordelen
nemen van beslissingen
controle

Ten aanzien van 3 een toelichting op "controle als element van besturing".

Feedforward - De ingevoerde gegevens worden op afwijkingen en/of verstorende invloeden. De afwijkingen worden geconstateerd door de invoer af te zetten tegen de norm. Deze norm is vooraf als "vastgesteld".

Feedback - De uitkomsten van één of meerdere ingevoerde gegevens worden achteraf getoetst. Er kan terugkoppeling plaatsvinden op twee manieren plaatsvinden:

negatief = Er wordt een verwerking tot stand gebracht die tegengesteld is aan de geconstateerde afwijking. Dit wordt ook wel terugkoppeling genoemd.
positief = De geconstateerde afwijking wordt juist verwerkt.

Bij het bijsturen is er vaak sprake van negatieve terugkoppeling, waarbij er een bepaalde afwijking toegestaan is ten opzichte van de norm.

Bijvoorbeeld: Een prijsverschil op een factuur

juiste prijs € 10,35, gefactureerde is € 10,40, totaal afgenomen 100 = € 5,- teveel betaald. Toegestane afwijking is € 10,- per factuur.

Conclusie toegestane afwijking € 10,- is hoger dan € 5,- geconstateerde afwijking, dus geen verdere actie ondernemen. (de reden hiervoor is dat actie ondernemen tijd en dus geld kosten, waardoor kleine verschillen niet zinvol is --> kosten baten afweging!)

Indien er taken gedelegeerd worden aan lagere functionarissen, wordt de verantwoordelijkheid niet afgegeven. Er zal dus een controle moeten plaatsvinden op het juist uitvoeren van de gedelegeerde taken. Verantwoording afleggen: Door middel van verslagen kan er verantwoording afgelegd worden aan de hogere functionarissen. Naast het afleggen van verantwoording kan het verslag gebruikt worden als controle middel. Er dient wel op toegezien te worden dat de verslagen betrouwbare informatie bevatten, dit kan bereikt worden door een andere functionaris die onafhankelijk is van de taken (en uitkomsten) de verslagen te laten opstellen (of te controleren).

Bestuurlijke-informatievoorziening